پاسخ این سوال، ساده است. هر چیزی که تا امروز درباره‌ی مدیریت زمان یاد گرفته‌اید، بالکل وقت تلف کردن بوده است. چرا که در عمل کارایی ندارند.

قبل از این‌که بخواهید حتی شروع به یادگیری درباره‌ی مدیریت زمان بکنید، بایستی بدانید که اساس زمان چیست. تعریفی که لغت‌نامه برای زمان ارائه می‌دهد، به این صورت است که: «زمان، لحظه یا بازه‌ای است که چیزها در آن اتفاق می‌افتند.»

دو نوع زمان وجود دارد: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، در هر دقیقه ۶۰ ثانیه وجود دارد، در هر ساعت ۶۰ دقیقه، در هر روز ۲۴ ساعت و در هر سال ۳۶۵ روز. در زمان ساعتی، وقت به صورت برابر می‌گذرد. وقتی کسی ۵۰ ساله می‌شود، دقیقا ۵۰ سال عمر دارد؛ نه کم‌تر و نه بیش‌تر.

اما در زمان واقعی، همه‌چیز نسبی است. بسته به این‌که دارید چه کار می‌کنید، زمان می‌تواند کش بیاید یا مثل برق بگذرد. دو ساعتی که در اداره‌ی راهنمایی رانندگی می‌گذرانید می‌تواند مثل ۱۲ سال طول بکشد. یا ۱۲ ساله شدن فرزندتان می‌تواند طوری به نظر بیاید که انگار همین ۲ ساعت پیش به دنیا آمده بود.

کدام زمان توصیف‌گر دنیایی است که ما واقعا در آن زندگی می‌کنیم؟ زمان ساعتی یا زمان واقعی؟

دلیل این که گجت‌ها و سیستم‌هایی که برای مدیریت زمان طراحی شده‌اند، به درستی کار نمی‌کنند، این است که آن ابزارها برای مدیریت زمان ساعتی ساخته شده‌اند. زمان ساعتی اصلا مورد بحث نیست. شما با زمان ساعتی زندگی نمی‌کنید یا حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان واقعی زندگی می‌کنید. همان زمانی که هنگام خوش‌گذرانی به سرعت می‌گذرد و هنگام حساب‌و‌کتاب کردن مالیات‌ها و عوارض، به کندی کش می‌آید.

خبر خوب این است که زمان ساعتی، یک پدیده‌ی روانی است. زمان ساعتی فقط در ذهن شما وجود دارد. شمایید که آن را خلق می‌کنید. و هر چیزی که شما خلق بکنید، می‌توانید بر آن کنترل نیز داشته باشید. وقت آن رسیده است که محدودیت‌ها و کارشکنی‌هایی که برای خودتان ایجاد می‌کنید را کنار بگذارید. وقت آن رسیده است این حرف‌ها را کنار بگذارید که: «به اندازه کافی وقت ندارم» و امروز «وقتش نیست» که کسب‌و‌کار جدیدم را راه‌اندازی کنم یا شغل فعلی‌ام را به درستی مدیریت کنم.

برای گذراندن زمان، تنها سه روش وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. سوا از این که چه نوع کسب‌و‌کاری دارید، شغل شما از ترکیب این سه مورد تشکیل می‌شود.

به عنوان یک کارآفرین، ممکن است در کارتان وقفه‌ها و مشکلاتی پیش بیاید یا این‌طرف و آن‌طرف کشیده شوید. در عین این‌که شما نمی‌توانید وقفه‌ها را بالکل حذف کنید، اما می‌توانید بگویید که چه مقدار زمان صرف این وقفه‌ها خواهید کرد و چه میزان زمان صرف افکار، مکالمات و اعمالی خواهید کرد که شما را به سمت موفقیت هدایت می‌کنند.

تکنیک‌های زیر را تمرین کنید تا بتوانید بر زمان خود مدیریت داشته باشید:

۱- یک جدول زمان‌بندی همراه خود داشته باشید و تمام افکار، مکالمات و فعالیت‌های هفتگی خود را در آن ثبت و ضبط کنید. این جدول زمان‌بندی به شما کمک خواهد کرد بفهمید در طول روز چه میزان کار می‌توانید انجام دهید و متوجه خواهید شد که ثانیه‌های ارزشمندتان چگونه صرف می‌شوند. هم‌چنین درخواهید یافت که چه مقدار زمان عملا به تولید نتیجه می‌انجامند و چه مقدار از وقت‌تان هدر می‌رود و صرف افکار، مکالمات و اعمال غیرسازنده می‌شود.

۲- هر فعالیت یا مکالمه‌ای که برای کسب موفقیت شما حیاتی است، بایستی زمان مختص به خودش را داشته باشد. فهرست کارهای در دست اقدام، طولانی و طولانی‌تر می‌شود تا آن‌جا که دیگر قابل انجام دادن نخواهند بود. کتابچه‌ی ثبت قرارها در این‌جا به کارتان می‌آید. قرارهایی با خودتان ثبت کنید و برای افکار، مکالمات و اعمالی که اولویت دارند، وقت کنار بگذارید. زمان‌بندی کنید که شروع و پایان هر کدام چه زمانی خواهد بود. و در نهایت، دیسیپلین کافی برای رعایت این قرارها را داشته باشید.

۳- برنامه‌ریزی کنید تا حداقل ۵۰ درصد از زمان خود را به افکار، اعمال و مکالماتی اختصاص دهید که بیش‌ترین نتایج را به ارمغان می‌آورند.

۴- برای مشکلات و وقفه‌ها، برنامه‌ریزی داشته باشید. زمانی را به دور شدن از کارهایی که انجام می‌دهید اختصاص دهید. این حالت را به مفهوم داشتن «ساعات اداری» را در نظر بگیرید. مگر نه این‌که «ساعات اداری» بیان دیگر «وقفه‌های از پیش برنامه‌ریزی شده» است؟

۵- سی دقیقه از شروع هر روز را به برنامه‌ریزی امور آن روز اختصاص دهید. روزتان را آغاز نکنید، مگر این‌که برنامه‌‌ی زمانی خود را تکمیل کرده باشید. مهم‌ترین زمان روز شما، همان وقتی است که مشغول برنامه‌ریزی برای برنامه‌ریزی زمان خود هستید.

۶- قبل از هر عملی، ۵ دقیقه برای تصمیم‌گیری درباره‌ی آن‌چه می‌خواهید به دست بیاورید، وقت بگذارید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا قبل از شروع هر کاری، بفهمید موفقیت در آن امر، چگونه خواهد بود. و همین‌طور سرعت گذر زمان را کاهش می‌دهد. ۵ دقیقه هم بعد از هر عملی وقت صرف کنید تا ببینید آیا نتایج مورد نظرتان را به دست آورده‌اید یا خیر. اگر جواب منفی است، کجای کار مشکل داشته است؟ و این نقاط ضعف را در کار بعدی چگونه در نظر خواهید گرفت؟

۷- زمانی که می‌خواهید هر طور شده کاری را به سرانجام برسانید، از یک علامت «لطفا مزاحم نشوید» استفاده کنید.

۸- عادت کنید هر بار به دلیل این‌که یک ایمیل بالا آمده یا تلفن‌تان زنگ می‌خورد، به آن پاسخ ندهید. قابلیت چت فوری را غیرفعال کنید. توجه خود را فورا به دیگران معطوف نکنید، مگر این‌که برای کسب‌و‌کارتان ضروری باشد که در آن لحظه، پاسخ بدهید. به جای پاسخ فوری، در زمان‌بندی خود، وقتی را مشخص کنید تا پاسخ تلفن‌‌ها و ایمیل‌ها را بدهید.

۹- حواس‌پرتی‌های دیگری مثل فیس‌بوک و سایر انواع شبکه‌های اجتماعی را از دسترس خود حذف کنید. مگر این‌که از آن‌ها برای مسائل مربوط به کسب‌و‌کارتان بهره می‌برید.

۱۰- به یاد داشته باشید: انجام دادن همه‌ی کارها غیرممکن است. و به خاطر داشته باشید که تنها ۲۰ درصد از افکار، مکالمات و فعالیت‌های شما هستند که ۸۰ درصد نتایج را تولید می‌کنند.